கூட்டத்தின் நிமிடங்கள் இந்த நிகழ்வின் அனைத்து முக்கிய முடிவுகளையும் பிரதிபலிக்கும் ஒரு ஆவணம். தவறான வரைவு, பொருள் மற்றும் வடிவமைப்பு ஆகியவற்றில், கூட்டத்தில் பங்கேற்பாளர்களால் அதை மறுக்கக்கூடும். கூடுதலாக, உற்பத்தி கூட்டத்தின் நிமிடங்கள் தவறான தகவல்களைக் கொண்டிருந்தால் தவறான நிர்வாக முடிவுகளை எடுக்கும் அபாயம் உள்ளது. சரியாக ஏற்பாடு செய்வது எளிய பரிந்துரைகளின் தொகுப்பிற்கு உதவும்.
இந்த ஆவணத்தின் உரை பொதுவாக இரண்டு பகுதிகளைக் கொண்டுள்ளது: அறிமுக மற்றும் பிரதான. கூட்டத்தின் நிமிடங்கள் (அதன் முதல் பாதி) நிகழ்வின் முக்கிய அளவுருக்கள் பற்றிய விளக்கத்தை உள்ளடக்கியது: நிலை, முழு பெயர் பங்கேற்பாளர்கள், தலைவர் மற்றும் செயலாளர். தற்போது இருப்பவர்களில் ஒருவருக்கு சிறப்பு அந்தஸ்து இருக்கும்போது (அழைக்கப்பட்டவர், நிபுணர், பார்வையாளர் போன்றவை), இது ஆவணத்திலும் குறிப்பிடப்பட்டுள்ளது. கூட்டத்தில் பலர் கலந்து கொண்டால், சந்திப்பு நிமிடங்களில் அவர்களைப் பற்றிய தரவு ஒரு தனி தாளில் இருக்கலாம், இது ஆவணத்தின் பிரிக்க முடியாத பயன்பாடு ஆகும். அறிமுகப் பிரிவு தீர்க்கப்பட்ட சிக்கல்களின் பட்டியலைக் கொண்ட ஒரு நிகழ்ச்சி நிரலுடன் முடிகிறது. அவற்றை முக்கியத்துவம் வாய்ந்த முறையில் ஏற்பாடு செய்வது விரும்பத்தக்கது, இருப்பினும், கேள்விகளின் பட்டியலில் இடத்தைப் பாதிக்கும் பிற காரணிகள் இருக்கலாம். எடுத்துக்காட்டாக, நிகழ்ச்சி நிரலின் கட்டமைப்பானது அதன் சிக்கல்களின் ஒரு பகுதியின் தர்க்கரீதியான உறவைப் பொறுத்து இருக்கலாம் அல்லது நிகழ்வில் பங்கேற்கும் நபர்களின் வேலைவாய்ப்பைப் பொறுத்தது. ஆவணமே அமைப்பின் லெட்டர்ஹெட்டில் (அதன் அலகு) செயல்படுத்தப்படுகிறது, கூட்டம் நடந்தபோது அதைக் குறிக்க வேண்டும்.
முக்கிய பகுதியிலுள்ள கூட்டத்தின் நிமிடங்கள் அறிமுகமானவற்றுடன் ஒத்திருக்க வேண்டும். குறிப்பாக, அதன் உருப்படிகள் நிகழ்ச்சி நிரலில் உள்ள அதே வரிசையில் செல்ல வேண்டும். ஒவ்வொரு நிகழ்ச்சி நிரலிலும் தகவல்களைப் பிடிக்கும் உரையை உருவாக்குவதற்கான வழிமுறை பின்வருமாறு: “கேட்டது”, “பேசப்பட்டது”, “முடிவு செய்யப்பட்டது”. நெறிமுறையின் இந்த பகுதியில் உள்ள முக்கிய விதி என்னவென்றால், அது ஒரு வகையான டிரான்ஸ்கிரிப்டாக மாறக்கூடாது.
குறிப்பாக, "கேட்டது" துணை உருப்படி இந்த பிரச்சினையில் முக்கிய பேச்சாளர் யார், அவரது உரையின் விளைவாக அவர் பரிந்துரைத்ததை விவரிக்கிறது. பேச்சாளர்களைப் பொறுத்தவரை, பங்கேற்பாளர்கள் தாங்கள் முன்மொழிந்ததை யார் சொன்னார்கள் என்பதையும் குறிக்கிறது. கூட்டத்தில் பங்கேற்பாளர்களில் பெரும்பாலோரின் இறுதி நிலையை இந்த முடிவு சரிசெய்கிறது. வாக்களிப்பதன் மூலம் அது ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்டால், அதற்கு எத்தனை பேர் இருந்தார்கள், எத்தனை பேர் அதற்கு எதிராக இருந்தார்கள், அதே போல் வாக்களித்தவர்களின் எண்ணிக்கையும் குறிக்கப்படும். விவாதிக்கப்பட்ட சிக்கல்களின் முக்கியத்துவத்தைப் பொறுத்து, முழு பெயர்களை பட்டியலிடலாம். இந்த அல்லது அந்த நிலையை எடுத்தவர்கள்.
கூட்டத்தின் நெறிமுறை செயலாளரால் வரையப்படுகிறது, ஆவணமே நிர்வாகி மற்றும் கூட்டத்தின் தலைவரால் கையொப்பமிடப்படுகிறது. அதன் தொகுப்பிற்கான தகவல்களின் ஆதாரம் கையால் எழுதப்பட்ட வரைவுகள், குரல் ரெக்கார்டரைப் பயன்படுத்தி செய்யப்பட்ட குறிப்புகள், டிரான்ஸ்கிரிப்ட்கள். கூட்டத்தின் போது அடையாளம் காணப்பட்ட பிரச்சினைகளின் தீர்வுக்கு கூட்டத்தில் பங்கேற்காத ஒரு மூத்த அதிகாரியின் அதிகாரம் தேவைப்பட்டால், இந்த தலைவரின் முடிவுகளுக்கு கூடுதல் ஒப்புதல் வழங்கப்படலாம். கையொப்பமிடப்பட்ட மற்றும் பதிவுசெய்யப்பட்ட நெறிமுறை இரண்டையும் ஒற்றை ஆவணமாகவும், அதிகாரிகளுக்கான சாறுகளின் வடிவத்திலும் அனுப்பலாம், இதில் கேள்விகளின் ஒரு பகுதி மட்டுமே பொருந்தும்.
